このページは自社・自力でプレスリリースを行う場合のお役立ち記事です。
記載情報の正確性の担保は致しませんのであらかじめご了承ください。
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素材・ツールの準備
自社あるいは自力で送付する際は、以下を準備あるいは使用方法の把握をしておく必要があります。
Word
[解説]
保存形式はdoc形式を原則としてください。docxだと開けないメディアもあります。中身がよい原稿でも、手を煩わすデータなら即捨てられます。
一括配信メールソフト
[解説]
Gmailなどで送信もできますが、件数や容量の制限がありますのでMail Distributorなどのフリーソフトの使用を推奨します。
アップローダー
[解説]
ファイル添付が不可能だったり数量に制限のあるメディアへ送付する際に使用します。ギガファイル便などで問題ありません。アップロードの際はパスワードの設定を忘れないでください。
画像
[解説]
jpg形式、高画質、幅700px以内でリリース内容に沿ったものを3枚～4枚程度。原稿内の画像は「挿入位置の目安」となり元画像はメディア側でリサイズされます。従って元の画像データが小さいまま、という事は避けてください。
参考動画（任意）
[解説]
一般的な方法はYoutubeへアップロードです。広告設定は除外してください。動画の不要なリリースもあると思いますので、ここは必須ではありません。
公式Webサイト
[解説]
商品やサービスの特設サイトがある場合、可能な限りURLを確定しておいてください。リリースの際に、原稿へ記述＆公開されていれば問題ありません。
送付先のベクトルを考える
例えば、小学生向けのWebサイト公開したというプレスリリースはどこにすればいいですか？ IT関連メディアや教育関連のメディアを想像したけど数えるくらいしか浮かばないです…
直接的な流入だけでなく間接的な流入も視野に入れます。事業者の活動拠点が神奈川県だとしたら、地元のローカルTV、ラジオ、フリーペーパー。さらに、親世代のメディアや小学生向けの雑誌の出版社、各地域の教育委員会なども宛先に加えられます。（論理的に考えてどうやっても関連付けできないカテゴリを強引に取り込むのは避けてください）
目的は、掲載確率を少しでも上げる事です。掲載されたいメディアに執着し、ジャンルを絞るといった自ら可能性を下げることはNGです。どこでどう縁があって、取り上げてくれるか分かりません。
原稿を書く
では、原稿を書いてみましょう。WordならA4サイズで3枚～4枚に大抵留まります。
本文＞要約＞タイトルの順で作る
[解説]
読み手に対し求める情報の不一致、情報過多、冗長であるというケースはかなりあります。無駄を削いだ部分が「要約」となり、見出しとして相応しい語句を用いたものが「タイトル」となります。本文から作ることで、より強調したい部分、最低限伝えなくてはいけない部分というのが見えてきます。
原則、テキストはそのまま用いられる
[解説]
掲載の場合、原稿の文章はそのまま使用されます。誤字脱字、価格や公開日など訂正は効きません。
数字の入る情報は確定させておく
[解説]
いつから、いくら、どのくらいと言った発売日や価格、内容量など数字を要求される事項は確定し入力してください。どうしてもアバウトになってしまう場合、日付なら12月中旬（予定）といった具合で保険をかけます。
画像はリサイズされる
[解説]
画像を差し込んだ状態で原稿を送る場合、画像はそのサイズのまま使用されないことが多いです。画像挿入は画像位置の指示書きであると思ってください。
画像位置と画像ファイル名称を一致させる
[解説]
情報受領者が提供者の意図を汲み取ってくれるとは限らないので、原稿内の画像名称と実際に添付する画像ファイル名称を一致させると丁寧です。
権利侵害・表記に気を付ける
[解説]
（R）マーク、TM、（C）マークなど他社の権利侵害をしていないか注意です。他社とコラボや事業提携など、固有名詞を出すことになる場合は懸念すべき事項と考えてください。
既存の情報をリリースするときはどうすればいいですか？
プレスリリースの掲載要件の「鮮度」で触れましたが、初回のプレスリリースののち、追撃の手法としても有効です。ただ発売開始やサービススタートと同時が好ましいです。
例えば、既に公開中のWebサイトについてリリースするとしましょう。
- ユーザーが100人を超えた！
- サイトリニューアルした！
- 機能拡張した！
- キャンペーン延長した！
- アクセスが累計10000PV超え！
いわゆるマイナーチェンジでもOKです。何か見出しとなることを広げまます。Webサービスではなく、物体として存在する商品なら「翌月に○○○○個の増産決定！」とかでも問題ありません。
書き上げた原稿に自信がないです…
送付先リストを作る
いよいよリストアップの作業です。xlsファイルを1つ作って以下の項目を横に入力していってください。
- ジャンル
- エリア
- 運営（発行）会社
- メディア名
- 部門名
- 担当者名
- メールアドレス ※
- 投稿URL ※
※メールアドレスと投稿URLは、どちらかからの送付となりますので両方埋める必要はありません。
メディアを見つけ方と送付先はどう探すのですか？
送付先のジャンルから想定できるメディアの名称を検索します。Googleなら検索結果からニュース項目に移動しメディア名を見つける方法が有効です。
メディアのサイトを見つけたら宛先を探します。サイトマップから探すとラクです。
リリース送付先については、大抵以下の2つ。
- 情報提供・プレスリリースはコチラ（設置されていればこちらが優先）
- 問い合わせフォーム
[解説]
問い合わせフォームのメニューにプレスリリースという項目がある場合もあります。お問い合わせフォームのメニューが限定的でなく汎用性あるものであればそこから送信してもOKです。
送信先が見つかったあとの作業は何をすればいいですか？
先ほど作ったxlsファイルに、「ジャンル、エリア、運営（発行）会社、メディア名、部門名、担当者名、メールアドレスあるいはWebフォームURL」を入力していきます。送付宛先部門と氏名が不明の場合はそれぞれ編集部、ご担当者様と入力しておいてください。
新聞社など記事が分類されている場合、（政治・経済、社会、国際、家庭、文化・芸能、スポーツ、地域への区分が多いです）あてはまる部門を指定します。見当違いの部門へ送付してもスルーされてしまいます。
[解説]
xlsファイルは、メール一括送信の際にcsvに変換して利用します。
送付の宛先が見つからない場合どうすればいいですか？
セットアップ
送付に向けて準備を進めていきます。下記の確認を行ってください。
原稿ファイル名、参考画像の名称の確認
原稿と参考画像の名称を確認し、その後ZIPファイルで圧縮して別途用意してください。
図：ZIPファイル内訳
アップロード
続いて、アップローダーに上で用意したZIPファイルをアップロードします。アップロードの際はパスワードの設定を忘れないでください。有効期限（自動削除までの期間）はリリースから2週間あれば十分です。
送付の挨拶テキストの準備
送付における挨拶文です。
- メール送信
- 添付ファイルができるWebフォーム送信
- 添付ファイルができないWebフォーム送信
の3つのパターンを用意しておくと便利です。
メールソフトの設定とチェック
特に、BCCで送信になっているか、宛先の差し込み設定は間違っていないか、送信先が重複していないかに気を付けます。
送付
いよいよ送付です。
送付時間など気を付ける事はありますか？
メディアへの情報提供に公平を期すため、「まとまった時間に」送付です。つまり、12/10と12/11に分けて送付や、12/10の10時と18時に分けて送信ではなく、12/10の14:00～16:00間と言った具合で可能な限り公平性に配慮してください。
もちろん、Webメディアや新聞と異なり、週刊誌や月刊誌などは掲載までの期間にブレがありますが、特にこだわりがない場合は一緒に送付でOKです。
効果的な送付時間と曜日
掲載希望日時がある場合、3日～7日前の10:00～12:00、14:00～16:00
掲載希望日時がない場合、火曜日～木曜日の10:00～12:00、14:00～16:00
[解説]
月曜日：前週の週末に起きた事柄が記事になる傾向が高く、メディアが多忙
金曜日：株価や営業時間に配慮した大企業のリリースが多く、記事スペースの取り合いになりがち少しでも効果を上げるために、繁忙な曜日や時間を避けて火曜日～木曜日としています。火曜日～木曜日が祝日である場合は週末同様の理論で可能な限り避けてください。
送付を終えたら
送付を終えた後に気を付けることは何かありますか？
以下の事項を読んでおくと良いと思います。
掲載のタイミングと掲載確認方法（効果測定）
よほど優しいメディアでない限り、情報提供者へ連絡なく記事掲載されます。掲載希望日時がないリリースの場合、Webメディアなら1～3時間程度、遅くともリリースから48時間程度で反映です。言い方を変えると、この時間を過ぎると限りなく見送られた可能性が高くなった、という事になります。
[解説]
掲載の可否の確認は簡単です。基本的にメディアは送付した原稿をコピペするため送付した原稿の「タイトル」をGoogle検索すればよいのです。それでも見つからなかった場合、送付したメディアリストに則りチェックしてみてください。ただし編集権を持っているため変更されている場合もあります。
取材商法や広告営業が増える
プレスリリース後、取材商法や広告の営業が増える場合があります。「明日の朝刊の○○面1/3がちょうど空いていて、今なら相場よりも格安で掲載できる」といった営業は良くあります。取材商法は「こちらがお金を払って」取材を受け、発行部数の多くない雑誌に掲載されるといったものです。一般の取材の申出と錯誤するアプローチをしてきますから、「（取材は）有料か無料か」と必ず確認をしてください。
重大事象が優先されてしまう
元々掲載や放送予定であった内容も、大規模な自然災害や重大な事件が起きるとそちらが優先され見送られる場合もあります。
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